TEKNİK OFİS
Teknik Ofis Proje Yönetiminde önemli bir birimdir.
Teknik Ofislerin temel görevleri:
İlk etapta; Bütçe çıkarmaktır; Tabii ki bu görev metrajlar ile başlar, Birim Fiyat kütükleri oluşturulur, Piyasa araştırması yapılır, Maliyet Analizleri çıkarılır, Genel gider Analizleri yapılır, Proje Keşfi tamamlanır. - İş Programı oluşturulur.
İnşaat sürecinde; İmalat gerçekleşmelerinin, iş programı doğrultusunda olmasını denetler, gerçekleşen imalatların hakedişlerini firma veya taşeronlar bazında düzenler. Maliyet kontrollarını denetler, bütçe gerçekleşme raporlarını düzenler.
Evet gördüğünüz gibi, Teknik Ofislerin temel görevleri çok açık ve net.
Peki bu görevleri nasıl ve hangi ortamda paylaşarak yerine getirecekler? “Excel Sheet” ler ile mi?
Ben bu noktada şu soruları sormak istiyorum;
** Eğer projeler 3D değil dwg formatında ise, metrajları nasıl elde edeceksiniz? El ile metraj hesabı yapıp bunu excel sheet lerde muhafaza ederek mi?
Diyelim ki Mimarınız 3D çalışmış; Bu metrajları, 3D projeden “Mahal” Bazında Nasıl alacaksınız?
** Mesela bir Otel projesinde, İç Mimar’a çok önemli işler düşmektedir. Metrajı kimden isteyeceksiniz? Mimardan tüm mahallerde yapılacak imalatları her bir mahalde tek tek 3D modelde işlemesini mi isteyeceksiniz? Diyelim ki toplamda 2000 otel odası olan o otelde 5 tip oda var. Mahal bazında olması gereken metrajları BIM den mi alacaksınız? Kimin BIM projesinden? “Render” paftalardan mı?
** Proje Keşfini hangi ortamda ve nasıl oluşturacaksınız?
** Zaman ölçeğinde değerlendirilmesini nasıl sağlayacaksınız?
** Hakediş nedir? Müteahhidin, Zaman ölçeğinde değerlendirilmiş alacakları değil midir?
** Taşeron ekiplerin çalıştıklarını biliyorsunuz. Hangi zaman diliminde, hangi bölgede ne imalatları oluşturduklarını nasıl ölçeceksiniz?
** Yaptığınız ölçümlerde tespit ettiğiniz, eksik ve problemli işleri taşeronlara nasıl ileteceksiniz?
** İş Programı yaptınız. Total Float değerlerine göre öncelikli işlerin yapılmasını nasıl sağlayacaksınız? Öncelikli yapılması gereken mahallerdeki malzeme miktarlarını nasıl hesaplayabileceksiniz? Eğer gerekli malzeme henüz şantiyeye gelmemişse, iş programına nasıl uyacaksınız?
Evet Arkadaşlar; Havada kalan Uçak olmaz mutlaka yere inerler, ama nasıl? Düşerek mi? Salimen mi?
Bitmeyen projede olmaz. Biter AMA NASIL BİTER?
Ben bu 50 yıllık meslek hayatımda gerek ülkemizde gerek dünya listelerinde ilk On’a girmiş bir çok İnşaat firmasının YOK OLDUĞUNA bizzat şahit oldum.
Sonuç; Teknik Ofislerin bu temel görevleri ancak ve ancak “İnşaat Proje Yönetim” içeriğinde yapılandırılmış bir ERP ile vasıtası ile yerine getirilebilir.
Biz Avinal ERP de BIM Entegrasyonu ile “İnşaat Proje Yönetimi” ni “Tek Tuş” işlemlerine sığdırdık.
Bilgilendirme;
Bütün bu işlemleri, diğer sayfalarda sol üst köşede görülen bu grafikte, ilgili işlem numarasına veya ilgili modül kutucuğuna bastığınızda mp3 video bilgilendirme dosyaları ile ve seslendirilmiş (docx veya xlsx) dosyalar ile karşılaşacaksınız.
Karşınıza çıkan bu dosyalar üzerinde iken “çift tıkladığınızda” dosyanın ebadının değiştiğini veya seslendirilerek, o içerik hakkında bilgi verildiğini göreceksiniz. O dosyadan çıkmak için, sol alt köşedeki kapatma tuşunu kullanabilirsiniz .
01* (İşlem 1) 3D BIM Projelerden “Tek Tuş” ile “Metraj ve Pratik Metraj” modülüne tüm metrajları alıyoruz.
Barut Otel Didim.mp4
Mimari Projeden Metraj Örneği.mp4
02* (İşlem 2) Bu Metrajlardan “Tek Tuş” Keşif dosyasını oluşturuyoruz. Bu işlem aynı zamanda, eğer mevcut değil ise, ilgili iş’e ait imalat poz ve açıklamalarını, o işe ait Birim Fiyat dosyalarına da atar.
Metrajlardan Keşif oluşturma.mp4
03* (İşlem 3 ) ile P6 Primavera Aktarım modülünde İş Programı Aktivite ve Kaynaklarının, hangi algoritma doğrultusunda oluşması gerekeceğini kurguluyoruz.
Kesfin Primaveraya aktarılması.mp4
04* (İşlem 4 ) ile Keşiften, kurguladığımız ALGORİTMA doğrultusunda, tüm İş Programı aktivitelerini, Parasal ve Miktarsal değerleri ile öncelikle Avinal ERP Analiz modülünde oluşturulmasını sağlıyoruz.
Bilgilendirme; Aktivite Analizleri, ERP içinde Primavera’daki tüm verilerin öncelikle Keşiften oluşturulduğu, sonrasında P6 dan beslenerek, P6 nın da tüm kaynak, zaman detayları ile kopyasının olduğu bir modüldür.
Primavera ve Aktivite Analizleri; her 2 yönde yapılan bazı işlem güncellemeleri ile birbirlerini besler. (İşlem 4, Çift taraflıdır)
Primavera da oluşturulan bu aktivite düzeni, ERP içinde de tüm detayları ile oluşturulmaktadır. Primavera için gerekli her türlü veri, Primaverayı açmadan, Avinal ERP den okunabilmekte veya ona aktarılabilmektedir.
Bu sebepledir ki, "Primavera" dan alınamayacak detayda her tür rapor, Avinal ERP içinden raporlanabilmektedir.
05* ve 06* nolu işlemler ile, Kurguladığımız ALGORİTMA doğrultusunda, keşiften oluşturulan ve Aktivite Analiz modülünde bulunan tüm Aktiviterin “Tek Tuş” ile Primavera’ya gönderilmesini sağlıyoruz.
Kesfin Primaveraya aktarılması.mp4
Bu işlemde aynı zamanda ; Aktiviteler, Kaynak kütüphaneleri, WBS yapısı, Code yapısı, Aktivitelerin Kaynakları, tüm miktarsal, parasal, adam saat değerleri ile ve de imalat sorumluları ile Primavera’ya “Tek Tuş” ile gönderilmiş oldu.
Bu işlem ile ne yapmış olduk?
- Primaverada yapılacak olan "Veri Hamallığını" yok ettik
- Planlama Sorumlusunu Primavera daki becerisiyle baş başa bıraktık.
Bu noktada Planlama sorumlusunun yapacakları;
Yalnızca, aktivitelerin predessor ve successor bağlantılarını yapmak, “OD” sürelerini vermek ve P6 da “F9” hesaplama tuşuna basarak, “İş Programını” şekillendirmektir.
Unutmayınız ki;
Primavera’nın ihtiyacı olan tüm veri “İnşaat Proje Yönetim amaçlı ERP” dedir.
İş Programları yalnızca, Aktivite ve imalatların "Zamansal Boyutunu" bize veren, CPM (Kritik Yol Metodu) hesaplayıcılarıdır. Primavera tarafından çözümlenmiş olan, sözleşmenin tüm imalat ve safhalarına ait bu zamansal boyutunun, “Tek Tuş” ile ERP ye aktarımının da sağlanması gerekmektedir. (07* nolu işlemde, çift yönlüdür)
Bu "Zamansal Boyutu" doğru şekilde elde edemez isek, ERP içinde çözülmesi gereken;
a - Satınalma, Malzeme İhtiyaç Listelerinizi zaman'a göre düzenleyemezsiniz
b - Malzeme Alım Planı ve Ödeme Planlarınızı doğru Oluşturamazsınız
c - Bütçe ve Nakit Akışınızı Bilemezsiniz
d - Ekip Optimizasyonlarınızı Yapamazsınız
e - Taşeron ve Ekiplerinizi, Haftalık İş Emirleri ile Doğru İmalatlara yönlendiremezsiniz.
Bir "İnşaat Proje Yönetimi ERP" programında, mutlaka olması gereken 2 modül daha vardır;
A- İmalat Tespit ; Gerçekleşmelerin IFC veya Avinal’a Özel Android tablet ve PDF dosyalar ile ile tespitinin yapıldığı ve “Tek Tuş” ile girildiği modüldür.
B- Bütçe ; Aktivite analizlerinin zamansal değerlerine göre “Tek Tuş” ile oluşturulan, aynı zamanda muhasebe, stok ile veri alışverişinde bulunan "Bütçe ve Nakit Akış” ile ilgili her türlü raporun "Zamansal Boyuta" uygun olarak şekillendiği modüldür.
Bu 2 modülde de ; Tüm keşif, Primaverada olduğu gibi, farklı bir algoritmik düzen içinde, ama bütün parasal ve miktarsal ve de zamansal değerleri ile bulunmak durumundadır.
08*nolu işlem; "İmalat Tespit" Modülüne “Tek Tuş” ile "Aktivite Analizlerinden" veri aktarılması.
Avinal ERP-İmalat Tespit Yapılması.mp4
İmalat Tespit Modülünde, güncellemelerin yapılması kaynak bazında gerçekleşmeleri hesaplar.
09* nolu işlem; Sahada IFC veya Androit tabletler ile yapılan “İmalat Tespit” ler ile “İmalat Tespit” modülündeki tüm verilerin her hafta gücellenmesini sağlar. Bunun önem ve detayını, grafikte “İmalat Tespit” kutucuğunda izleyeceksiniz.
10* nolu işlem; Ertesi hafta güncellemeler için sahada yapılacak tespitler için IFC veya Androit tabletler’e son durum’u aktarır.
11* nolu işlem; İmalat Tespitteki güncellenmiş durumu Aktivite Analizlerine aktarır, o 5 ve 6 numaralı işlemler ile Primavera daki kaynak ve aktivite bazındaki güncellemeleri gerçekleştirir.
Primavera, 11* nolu işlem; ile Teklif Üzerinden 4. Nolu ilem ile Aktivite Analizlerini, Aktivite Analizleri ( nolu işlem ile İmalat tespitleri, vs.
YANİ Sonuç olarak her hafta Primavera, Teklif-Keşif, Aktivite Analizleri, İmalat Tespit, arasında döngüsel bir işlemler vardır.
Bu detayları ilgili Modül kutularına “tıkladığınızda” daha içerikli izleyebileceksiniz.
Bu Modüller arasındaki Döngüyü Özetlediğimizde;
"İmalat Tespit" Modülünde güncellemelerin yapılması, imalatların gerçekleşme oranlarının hesaplanması demektir.
İmalatların gerçekleşme oranlarının, aynı zamanda "Aktivite Analizlerinin" kaynaklarının gerçekleşme oranları olduğu düşünüldüğünde;
"İmalat Tespit" Modülünden, “Tek Tuş” ile "Aktivite Analizlerinin" de "Gerçekleşme, AS ve AF" dahil olarak güncellenebileceği ortaya çıkar.
"Aktivite Analizlerinin" güncellenmesi “Tek Tuş” ile Primaveraya da gönderilebilir. Bu işlem Primaveranın da el değmeden güncellenmesini sağlar.
Bu “Tek Tuş” işlemleri BIM 'den gelen gerçekleşmeler > İmalat Tespit > Aktivite Analizleri > Primavera arasında sürekli bir işlem olarak devam eder.
Burada da ERP düzeninde şöyle bir döngü ortaya çıkar ;
İmalat Tespit > Aktivite Analizleri > Primavera güncellemeleri > Teklif-Keşif-Hakedişler> Aktivite Analizleri > İmalat Tespit
12* nolu işlem;
"İmalat Tespit" Modülünden, “Tek Tuş” ile taşeron hakedişleri dahil, her türlü hakedişi ve haftalık veya aylık ilerleme raporlarını oluşturabiliriz.
13* nolu işlem;
"Bütçe" Modülüne “Tek Tuş” ile "Aktivite Analizlerinden" veri aktarılması. Bütçe güncellenmesi
Bilgilenme; İnşaat sektörüne özel ERP lerde Ana Veri.docx